Als je online marketing werkzaamheden wilt uitbesteden aan een bureau of ZZP-er, dan heeft deze toegang nodig tot een aantal accounts. Je leest en ziet hier hoe je eenvoudig deze toegang kunt geven, zonder dat je wachtwoord hoeft te geven.

Het delen van toegang tot accounts is beter dan het geven van je eigen gebruikersnaam en wachtwoord.

Extra gebruikers toevoegen heeft namelijk diverse voordelen:

  • Je hoeft geen wachtwoord en gebruikersnaam te versturen en het is dus veiliger
  • Niemand komt dus jouw wachtwoord te weten (die je misschien ook ergens anders voor gebruikt)
  • Als jij je wachtwoord wilt aanpassen hoef je dit niet aan iedereen door te geven
  • Je kunt vaak in het systeem zien wie bepaalde aanpassingen heeft gemaakt
  • Je kunt ook eenvoudig gebruikers verwijderen, in plaats van je eigen wachtwoord te moeten veranderen

In dit artikel laten we je stap voor stap zien hoe je voor de meest gebruikte online marketing accounts een gebruiker uitnodigt.

Ga direct naar:

Google Analytics

Google Analytics vormt de basis van veel website en online marketing analyses. De toegang hiertoe is daarom één van de meest gevraagde. Geef derden op deze manier toegang tot je account:

  • Ga links onderin naar Beheerder

Google Analytics Beheerder

 

  • Ga in de linkerkolom (Account) naar Gebruikersbeheer voor account.

Gebruikersbeheer account

 

  • Klik op het blauwe plus (+) icoontje en daarna op Gebruikers toevoegen.

Gebruikers toevoegen

 

  • Geef het e-mail adres van de nieuwe gebruiker op. Weet je niet zeker welk e-mailadres? Vraag dit dan na bij het bureau of ZZP-er. Het vinkje Breng nieuwe gebruikers op de hoogte via e-mail is handig om aan te laten.
  • Geef met behulp van de vinkjes aan welke acties de nieuwe gebruiker mag uitvoeren. Meestal gaat het hier om Bewerken, Samenwerken en Lezen en analyseren.
  • Klik op de blauwe knop Toevoegen rechts bovenaan. Je hebt nu een gebruiker toegevoegd aan Google Analytics.

E-mail en rechten

 

Google Ads

Voor Google Ads bestaat er een managersaccount voor het beheren van klanten. Als het bureau of de freelancer dit heeft, dan is het erg eenvoudig om een beheerder voor jouw Google Ads account toe te voegen.

  • Je hebt hiervoor je Google Ads klant-ID nodig. Deze vind je bovenaan Google Ads en bestaat uit 10 cijfers opgebouwd als xxx-xxx-xxxx (bijvoorbeeld 123-456-7890).
  • Geef dit nummer door aan degene die je wilt toevoegen als beheerder, via e-mail of telefoon.
  • Nadat er een verzoek verzonden is kun je dit accepteren. De klantmanager krijgt hiervan automatisch een bericht.
  • Je kunt in een apart overzicht zien wie de managers zijn van het account. Dit vind je in Google Ads in het menu onder Tools en Instellingen –> Instellen: Toegang en beveiliging. Klik op het tabblad Managers (naast Gebruikers) om de klantmanagers te zien en te beheren.

 

Google klantmanagers

 

Google Search Console

Google Search Console geeft veel inzichten in hoe Google jouw website ziet. Als je een geverifieerde eigenaar bent, dan kun je een gebruiken toevoegen op de volgende manier:

  • Ga links onderin het menu naar Instellingen.

Google Search Console instellingen

 

  • Klik op Gebruikers en rechten.

Gebruikers en rechten

 

  • Klik op de blauwe knop rechts bovenaan genaamd Gebruiker toevoegen.
  • Er verschijnt een scherm waar je het e-mailadres kunt opgeven en kunt kiezen uit volledige of beperkte rechten. De voorkeur is hierbij volledige rechten.

Wil je meer weten over de verschillende rechten, bekijk dan deze uitleg van Google.

  • Klik op de knop Toevoegen om af te ronden.

 

Gebruiker toevoegen Search Console

 

WordPress website

In sommige gevallen geef je ook iemand toegang tot de website. Bijvoorbeeld als er technische ontwikkeling of optimalisatie moet plaatsvinden, content (teksten en afbeeldingen) geplaatst of geoptimaliseerd moet worden.

Omdat de meeste websitebezitters WordPress gebruiken laten we hier zin hoe je een gebruiker voor WordPress aanmaakt:

  • Log in bij je WordPress site (standaard is dit jouwsite.nl/wp-admin).
  • Ga links in het menu naar Gebruikers en dan naar Nieuwe toevoegen.

 

WordPress gebruiker

 

  • Vul de gevraagde velden in. Let op: een gebruikersnaam kun je later niet meer wijzigen. Zorg voor de veiligheid voor een wat langere naam, en voorkom “standaard” namen als admin . Zorg ook dat je het juiste e-mailadres van het bureau of de ZZP-er weet.
  • Het wachtwoord wordt automatisch gegenereerd en kun je zo laten staan.
  • Het vinkje Nieuwe gebruiker een e-mailbericht versturen over hun account is handig om automatisch te laten weten dat iemand is toegevoegd.
  • Wat betreft de Rol ligt het aan de aard van de werkzaamheden welke geschikt is. Een beheerder kan bijvoorbeeld ook plugins installeren, terwijl een redacteur meer bedoelt is om pagina’s en blogs bij te werken. Bij het ontwikkelen aan de website of meer ingrijpende optimalisaties is de rol Beheerder dus nodig.

 

Beheer slim je eigen accounts

Een handigheidje om zelf al deze accounts te beheren is: gebruik een algemeen e-mailadres.

Het komt vaak voor dat accounts aangemaakt worden op het eigen zakelijke of zelfs privé e-mailadres van bijvoorbeeld de eigenaar of de marketing manager.

Dit lijkt geen probleem…

Totdat deze persoon weg gaat. Dan moet je blijven inloggen met een adres dat je eigenlijk niet meer gebruikt.

Of erger nog: de systeembeheerder verwijdert het e-mailadres.

Je kunt dan niet meer inloggen en het kost vaak veel moeite om weer toegang te krijgen tot je accounts. Dit is eenvoudig te voorkomen.

Maak een algemeen e-mailadres aan zoals bijvoorbeeld:

  • beheer@jouwbedrijf.nl
  • marketing@jouwbedrijf.nl
  • it@jouwbedrijf.nl

Dit zorgt er voor dat het beheer overdraagbaar is aan iedereen binnen je organisatie. Je kunt nu ook gerust het wachtwoord hiervan geven, zonder dat je medewerkers of derde partijen ook toegang tot je e-mail krijgen.